1on1面談で上司や部下と話すのが苦手な人がおさえておくべきポイント

1on1面談は、上司と部下の間の関係性を強化し、部下の成長を促進するための強力な手段です。適切なテーマの選択と面談過程での注意点を理解することで、その効果を最大限に引き出すことができます。話すのが苦手な人でもポイントを理解して対応することで、効果を発揮できます。

1on１面談とは

通常の面談

「通常の面談」には、パフォーマンスレビュー（業績評価）、キャリア開発会議、チームミーティングなど、より一般的または形式的な設定で行われる様々な種類の面談があります。これらの面談は通常、定期的にスケジュールされ、組織全体またはチームレベルの目標達成、業務過程の改善、プロジェクトの進捗確認などを目的としています。

通常の面談では、その形式や目的によって、参加者が複数であることが一般的です。具体的な業務成果やチームの目標に対する貢献度が評価されることが多く、チームでの相互作用や組織全体の目標に沿った議論が中心となります。個人のキャリア成長や発展よりも業務の成果やプロジェクトの成立に重きが置かれ、組織やチームとしての成果に焦点が当てられます。

1on1面談

1on1面談の最大の特徴はその柔軟性と個別性にあります。

マネージャーと従業員が一対一で対話することで、個人の感情やキャリアに対する期待をより深く理解し、それに基づいたサポートを提供することが可能になります。また、従業員は自身の考えや意見をオープンに表現しやすく、個々の課題や目標に合わせた具体的な振り返りや指導を受けることができます。

1on1面談のメリットとデメリット

1on1面談のメリット

1on1面談は、マネージャーと従業員間の直接的なコミュニケーションを促進する有効な手段です。この取り組みには、数多くのメリットがあります。

個人の成長とキャリア開発のサポート

1on1面談では、従業員の個別のニーズに注目し、彼らの昇進ための道筋や成長目標に合わせた振り返りと指導を提供することができます。

この一人一人に合わせた取り組みにより、従業員は自分自身の経歴や経験に対する意識を高め、継続的な学習と自己改善の機会を得ることができます。

信頼関係の構築

定期的な1on1面談を通じて、マネージャーと従業員の間に深い信頼関係が築かれます。

この信頼は、オープンで正直なコミュニケーションを促し、従業員が職場の課題や懸念を自由に表現することを可能にします。

モチベーションと価値や成果の向上

マネージャーからの定期的な振り返りとサポートは、従業員のモチベーションを高め、その結果、全体の価値や成果の向上につながります。

従業員が自身の業務における目標を明確に認識し、それに向けて努力することが、組織全体の成果に貢献します。

問題解決の促進

1on1面談は、仕事上の問題や対人関係の課題に迅速に対処するための理想的な基盤を提供します。

直接的なコミュニケーションにより、問題を早期に特定し、解決策を共同で模索することが可能になります。

組織文化へのポジティブな影響

定期的な1on1面談は、従業員が価値を感じ、尊重されていると感じる職場環境を創出します。

これは、組織全体の満足度と愛社精神を高め、ポジティブな組織文化の構築に寄与します。

1on1面談のデメリット

一方で、1on1面談にはいくつかのデメリットも存在します。

時間と資源の要求

効果的な1on1面談を定期的に実施するには、相当量の時間と資源が必要です。特に、マネージャーが多くの部下を持っている場合、すべての従業員と質の高い面談を行うことは難しくなります。

不適切な実施方法

1on1面談が不適切に実施されると、従業員のモチベーション低下や信頼の喪失を招く可能性があります。

例えば、振り返りが一方的であったり、批判的な内容ばかりであったりすると、従業員が萎縮してしまい、オープンなコミュニケーションが阻害される恐れがあります。

期待と現実のギャップ

1on1面談を通じて従業員から提出されたアイデアや要望に対して、組織が迅速に対応できない場合、従業員の不満が高まることがあります。

組織の制約や優先順位の問題で、すべての提案を実現することは常に可能ではないため、期待管理が重要となります。

適切なトレーニングの欠如

1on1面談を効果的に行うためには、マネージャーに対する適切なトレーニングが必要です。

指導スキル、振り返りの提供方法、聞き手としての技術など、これらのスキルが不足していると、1on1面談の効果が薄れ、時には逆効果になることもあります。

主観性の問題

1on1面談は、マネージャーと従業員の間の主観的な意見や感情が大きく影響するため、場合によっては偏見や誤解が生じる可能性があります。

これを避けるためには、客観的なデータや事実に基づいた振り返りと、明確なコミュニケーションが必要です。

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1on1面談は、従業員の成長、モチベーション、および組織全体の価値や成果の向上に対して多大なメリットをもたらす一方で、その実施には注意と適切な準備が必要です。マネージャーと従業員の間のオープンで正直なコミュニケーションを促進し、信頼関係を築くためには、両者の努力と組織からのサポートが不可欠です。

適切に実施された1on1面談は、職場の満足度と愛社精神を高め、長期的な組織成功に貢献する強力なツールとなり得ます。

話すのが苦手な人は話す内容を大まかに決めておく

1on1面談は、従業員とマネージャーが直接対話を交わす貴重な機会です。特に話すのが苦手な人にとっては、このような面談がストレスの源となることがあります。

しかし、話す内容を大まかに決めておくことで、面談をより有意義なものに変えることが可能です。以下では、その理由を詳しく掘り下げていきます。

自信の向上

事前に話す内容を整理することで、面談中に自信を持って話すことができます。

自信のあるコミュニケーションは、マネージャーに対してポジティブな印象を与えると同時に、自分の考えや意見を明確に伝える助けとなります。これは、特に自己表現に不安を感じる人にとって、自己効力感を高める重要なステップです。

効果的なコミュニケーション

面談の時間は限られています。事前に話す内容を決めておくことで、限られた時間内で重要なポイントに焦点を当て、効率的にコミュニケーションを図ることができます。

これにより、従業員は自分の経歴や経験の進展、仕事上の課題、成長の機会など、本当に重要な話題について深く掘り下げることが可能になります。

ストレスの軽減

面談の前に内容を準備することは、面談に対する不安やストレスを軽減する効果があります。

特に、直接的な振り返りや評価が行われる場合、事前に準備をしておくことで精神的な負担を軽減し、落ち着いて面談に臨むことができます。

個人的な目標と期待の明確化

話す内容を事前に決めておくことで、従業員は自身の個人的な目標や期待を明確にし、それをマネージャーに伝えることができます。

これは、キャリアの進展において重要な方向性を示し、マネージャーとの共有を通じて、これらの目標達成に向けたサポートを得る機会となります。

振り返りとサポートの要求

事前に話す内容を整理しておくことは、具体的な振り返りやサポートの要求を行う上で役立ちます。

従業員は、自分が直面している課題や必要としているサポートを明確に伝えることができ、それに基づいてマネージャーから具体的なアドバイスや援助を受けることが可能になります。

なぜ1on1面談を苦手と感じるのか

1on1面談は、個人の成長、キャリアの進展、そして職場での課題について深く掘り下げるための重要な手段です。しかし、多くの従業員やマネージャーが1on1面談に対して苦手意識を持つことがあります。この苦手意識の背景には、いくつかの共通する要因があります。

コミュニケーションの難しさ

直接的なコミュニケーションは、一部の人にとって自然なことではありません。特に個人的な感情やキャリアの目標など、私的な話題を共有することに不安を感じる人もいます。また、批判的な振り返りを受け取ることに対する恐れも、苦手意識の一因となります。

価値や成果への不安

従業員は自分の価値や成果が評価され、その結果がキャリアに直接的な影響を与えると感じることがあります。このような状況で、自分の弱点や改善が必要な領域について話すことはストレスの原因となり得ます。

信頼関係の欠如

マネージャーとの間に信頼関係が築かれていない場合、従業員は自分の意見や感情を開放的に共有することを躊躇します。信頼関係が不十分な状況では、1on1面談は形式的なものとなりがちで、実質的なコミュニケーションが妨げられます。

準備不足

1on1面談の目的や期待が明確にされていない場合、または十分な準備ができていない場合、従業員は面談に対して不安を感じることがあります。何を話したら良いかわからない、またはどのように準備を進めたら良いかわからないという状況は、苦手意識を強めます。

評価への恐怖

1on1面談が価値や成果に対する評価やキャリアの進展に直結すると感じると、従業員は自身の価値や貢献が厳しく評価されることを恐れるかもしれません。特に過去にネガティブな振り返りを受けた経験がある人は、再び同じ経験をすることを恐れることがあります。

テーマの選び方と1on1面談の注意点

1on1面談は、マネージャーと従業員間の信頼関係を深め、個々の成長と組織全体の価値や成果の向上に貢献するために重要です。面談の成功は、適切なテーマの選択と、その過程での注意点を理解することから始まります。

テーマの選び方

以下は1on1面談のテーマの例と解説です。

個人のキャリア目標と成長	従業員のキャリアの進展と成長に焦点を当てることは、1on1面談で最も一般的なテーマの一つです。従業員の短期的および長期的なキャリア目標を理解し、それらを達成するために必要なスキルや経験を議論します。
業務上の課題と解決策	現在従業員が直面している課題や問題について話し合い、解決策を模索します。 この過程は、従業員が自己解決能力を高める手助けとなり、マネージャーは適切なサポートを提供できます。
価値や成果の振り返り	定期的な業績評価は、従業員が自身の業務実績について客観的な視点を得る機会を提供します。強みと改善が必要な領域についての振り返りを通じて、具体的な成長戦略を立てます。
職場の幸福度	従業員の仕事と私生活のバランス、職場での幸福度について話し合います。健康的な職場環境を促進するためのアイデアや懸念を共有することができます。
個人の貢献とチーム内の役割	従業員がチームやプロジェクトにどのように貢献しているか、そしてその役割がチームの目標達成にどのように影響しているかについて話し合います。

注意点

1．信頼関係の構築

面談は、信頼を築く機会です。個人的な話題や感情を共有することは大切ですが、プライバシーの尊重と職場でのプロ意識を保つことが重要です。

2．オープンなコミュニケーションの促進

1on1面談は、従業員が声を上げる機会を提供するべきです。マネージャーは、質問を通じて従業員からの意見や感想を引き出し、双方向のコミュニケーションを奨励する必要があります。

3．事前準備の重要性

効果的な面談には、適切な準備が欠かせません。事前に予定している面談の内容を共有し、従業員にも準備を促すことで、より生産的な話し合いが可能になります。

４．具体的な行動計画の策定

振り返りや議論だけでなく、具体的な行動計画を立てることが重要です。面談で議論された目標や解決策に基づいて、実行可能なステップや期限を定め、従業員が前進できるように支援します。この過程を通じて、従業員は具体的な成果に向けて動機付けられます。

5．定期的な見守りや支援

1on1面談は一度きりのイベントではありません。面談で設定された目標や行動計画に対する進捗をチェックし、継続的なサポートと指導や助言を提供するために、定期的な見守りや支援が必要です。これにより、従業員は持続的な成長を実感し、マネージャーとの信頼関係をさらに深めることができます。

6．個人の感情への配慮

価値や成果の振り返りやキャリアの進展に関する話題は、従業員にとって敏感な内容を含むことがあります。振り返りを提供する際は、ポジティブな側面を強調し、改善が必要な領域についても、建設的かつ励ますような方法で伝えることが重要です。

7．期待の管理

1on1面談で設定された目標や期待は、現実的で達成可能なものでなければなりません。過度な期待は従業員を圧倒させる可能性があり、モチベーションの低下につながることがあります。従業員と一緒に、現実的な目標設定を心がけましょう。

1on1面談で話すテーマ例

1on1面談は、従業員とマネージャーが直接対話を交わし、個人の成長、キャリアの進展、そして仕事上の課題について深く掘り下げる絶好の機会です。以下に、1on1面談で取り上げるべき5つのテーマを例として挙げ、それぞれの重要性についても説明します。

キャリアの進展と目標設定

従業員が自身のキャリアで達成したい目標や野望に焦点を当てます。マネージャーは、従業員が目指す昇進するための道筋を理解し、その達成に向けて必要なスキル、経験、および成長機会を識別します。

重要性

このテーマは、従業員が自分自身の職業的成長と発展を感じられるようにするために不可欠です。また、従業員が組織内での将来的な役割に向けて準備するのを助けます。

価値や成果の振り返り

現在の業務での価値や成果に関する具体的な振り返りを提供します。強みを強調し、改善が必要な領域を特定し、それに対する具体的な戦略を議論します。

重要性

ポジティブな振り返りはモチベーションを高め、成長のための構築的な批評は従業員が自己改善を図るための指針となります。

業務上の課題とサポートのニーズ

従業員が直面している具体的な業務上の課題や障害を特定し、それらを克服するために必要なサポートについて話し合います。

重要性

この開放的な対話は、従業員が自身の仕事において直面している困難を乗り越え、価値や成果を向上させるためのサポートを得るために重要です。

専門的な成長と研修の機会

継続的な学習と専門的な成長の機会に焦点を当てます。特定の研修プログラム、体験型学習、または会議への参加が、従業員の技術や経験、そして専門知識を高めるためにどのように役立つかを探ります。

重要性

従業員が新しいスキルを学び、現在の傾向に適応し続けることは、個人の成長だけでなく、組織全体の競争力を保つ上で不可欠です。

仕事と生活の調和と幸福度

従業員の仕事と私生活のバランス、心の健康、および全体的な幸福度について話し合います。特に、仕事の負担、ストレス管理、休みの過ごし方、そして健康に関する懸念が取り上げられます。

重要性

従業員の仕事と生活の調和を保ち、心身の健康を促進することは、長期的な生産性と職場の満足度を向上させます。健康でバランスの取れた従業員は、愛社精神が高く、仕事の価値や成果も向上する傾向にあります。

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これらのテーマを1on1面談で取り上げることは、従業員とマネージャー間の信頼関係を深め、従業員が自分自身と仕事に対する理解を深める手助けとなります。

面談を通じて、従業員は自分の感じていることや目指していることを共有する機会を得られ、マネージャーはそれをサポートする方法を模索できます。効果的な1on1面談は、個々の成長だけでなく、チーム全体の価値や成果の向上にも繋がります。

面談を行う際は、具体的で建設的な振り返りを提供し、開かれた心で聞き、共感を示すことが重要です。また、設定された行動計画に対する見守りや支援を確実に行うことで、1on1面談で議論された内容が実際の行動変化に繋がるようにします。

1on1面談で使えるテーマの例

1on1面談で話すテーマは多岐にわたり、従業員のキャリア成長、価値や成果、モチベーション、幸福度など、多面的な側面をカバーします。以下は、そのようなテーマの例です。

キャリア目標と進路	価値や成果に対する振り返り	仕事上の課題	プロフェッショナルスキルの向上	リーダーシップスキルの開発
仕事と生活の調和	健康と幸福度	個人的な成長の機会	コミュニケーションスキル	チームワークと協力
タイムマネジメント（時間の管理と有効活用）	コンフリクトマネジメント（組織内での対立をポジティブにとらえ、問題解決を図る）	顧客サービススキル	顧客サービススキル	プロジェクトマネジメント（プロジェクトをどのように進めれば成功するのか、詳しく計画を立て、管理する）
創造性と技術革新、経営革新	業績目標	企業文化への貢献	社内政策と手順	組織変更への対応
メンタリング（後輩への指南）とコーチング（能力開発のための支援）	学習と自己啓発	将来のリーダーシップ役割	キャリアチェンジの検討	社外研修やセミナーへの参加
業界トレンドと市場動向	個人の強みと弱み	職場でのストレス管理	職場内の多様性と包括性	職場でのエチケット
新技術やツールの学習	人間関係とネットワーキング	社内キャリアチャンス	社内外のボランティア活	クリエイティブな思考方法
職務の優先順位付け	安全と健康に関する意識	振り返りの受け方と与え方	チーム内の役割と責任	自己評価と自己反省
キャリア内での挑戦と成功	継続的な業務プロセス改善	職場での個人的な課題

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これらのテーマは、従業員が自分自身と職場環境についてより深く理解し、自分のキャリアと個人的な成長に積極的に関与するための基盤を提供します。

効果的な1on1面談は、これらのテーマを適切に探求し、従業員が直面している具体的な課題や機会に対して合わせたサポートを提供することにより、組織内でのポジティブな変化を促進します。

マネージャーと従業員は、これらのテーマを通じて相互理解を深め、信頼を築きながら、目標達成に向けて共同で取り組むことができます。

選択されたテーマは、従業員の現在の状況、キャリアの段階、そして個人的な関心に合わせて調整することが重要です。また、面談の際には具体的な例や状況を引き合いに出し、抽象的な議論ではなく、実践的なアドバイスや解決策を提供することが有効です。

さらに、1on1面談を成功させるには、双方からのオープンで正直な振り返りが不可欠です。従業員が自身の意見や感情を自由に表現できる安全な環境を提供することで、より深い洞察を得ることができ、実質的な進歩に繋がります。

最後に、1on1面談で議論されたテーマや行動計画に対しては、定期的な見守りや支援を行う必要があります。これにより、設定された目標に対する進捗を評価し、必要に応じて追加のサポートや調整を行うことができます。面談は、従業員とマネージャーが共に成長し、組織の成功に貢献するための継続的な過程であるべきです。

1on1面談で使える報告書の記載項目の例

1on1面談で使う報告書は、面談の内容を効果的に記録し、従業員の成長と発展を支援するための重要な手段です。報告書に記載する項目は、面談の目的、対話の内容、取り組むべき行動計画など、面談の成果を明確にするために必要な情報を網羅するべきです。以下は、1on1面談の報告書に含めるべき重要な記載項目の例です。

基本情報

面談日時: 面談が行われた日時。
参加者: 面談に参加した従業員とマネージャーの名前。
場所: 面談が行われた場所や、オンラインの場合は使用したプラットフォーム。

目標と期待

面談の目的: 面談を行う目的や、達成したい具体的なゴール。
従業員のキャリア目標: 従業員が自身のキャリアで達成したい目標。
期待される成果: 面談を通じて達成したい具体的な成果。

面談内容の概要

主要な議論点: 面談で取り上げられた主要なテーマや話題。
従業員の振り返り: 従業員から提供された振り返りや意見。
マネージャーからの振り返り: マネージャーから従業員へ提供された振り返り。
課題と懸念事項: 面談で特定された課題や懸念事項。

行動計画

改善策: 課題や懸念事項に対処するための具体的な改善策。
サポートと資源: 従業員が目標達成に向けて必要とするサポートや資源。
期限: 各行動項目の完了を目指す期限。
責任者: 各行動項目の責任者や担当者。

見守りや支援

次回面談のスケジュール: 次回の1on1面談の予定日時。
フォローアップ項目: 次回の面談までに見守りや支援が必要な項目。
進捗のモニタリング: 行動計画の進捗をモニタリングするための方法。

追加コメント

その他のコメント: 面談で取り上げられなかったが、記録しておくべき重要なコメントや観察。

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この文書は、面談の成果を追跡し、従業員の成長過程を記録する有用な手段となります。また、従業員がキャリアの各段階で直面する課題を理解し、適切なサポートと資源を提供するための基盤となります。組織の人事戦略や従業員の昇進するための道筋においても、貴重な情報源として機能します。

効果的な報告書作成のためには、面談中に取り上げられた内容を正確に、かつ具体的に記述することが重要です。これには、事前の準備と面談後の迅速な文書化が不可欠です。面談の報告書を作成する際には、客観性を保ちながら、双方の視点を公平に反映させることが求められます。

さらに、報告書はプライバシーを尊重し、機密性を保持するための措置を講じて管理する必要があります。個人の成長と発展に関する記録であるため、従業員との信頼関係を損なわないよう、適切な取り扱いが重要です。

最終的に、1on1面談の報告書は、従業員とマネージャー間のコミュニケーションを強化し、目標達成に向けた具体的な行動を促進するために機能します。報告書を通じて定期的に振り返りを提供し、従業員の成長を継続的にサポートすることで、組織全体の価値や成果と満足度を向上させることができます。

まとめ

1on1面談は、マネージャーと従業員が直接対話を交わし、個々の成長、キャリアの進展、および仕事上の課題について深く掘り下げる重要なコミュニケーション手法です。

この過程には、従業員のキャリア目標の明確化、価値や成果の振り返りの提供、業務上の課題の議論、専門的な成長のための研修機会の探求、そして仕事と生活の調和と幸福度のサポートを含みます。これらのテーマを1on1面談で取り上げることで、従業員とマネージャー間の信頼関係が深まり、個人と組織全体の成長に貢献します。

面談での成功は、適切なテーマの選択と、信頼関係の構築、オープンなコミュニケーションの促進、事前準備の重要性、具体的な行動計画の策定、そして継続的な見守りや支援に依存します。特に、話す内容を事前に整理し、振り返りを受け入れる準備をすることが、面談をより有意義なものにします。

また、面談は従業員が自己表現する機会を提供し、マネージャーが適切なサポートを提供できるようにします。

効果的な1on1面談は従業員のモチベーションを高め、組織全体の価値や成果の向上に繋がります。1on1面談は、従業員が自分自身の職業的および個人的成長を実感し、長期的な職場の満足度を高めるために不可欠です。そのため、マネージャーは、面談を通じて従業員との関係を強化し、組織の成功に貢献するために、これらの面談を真摯にかつ戦略的に取り組むべきです。