仕組み化とは？意味やメリット・やり方や成功のコツをわかりやすく解説

人材不足や優秀な社員の退職などのリスクを背景に、業務効率化の重要性が高まっています。「自社の業務を仕組み化する方法について知りたい」と思っている方は多いのではないでしょうか。仕組み化とは、属人的ではない業務の方法を構築することです。

この記事では「仕組み化の意味やメリット、やり方やコツなどについて詳しく解説します。

仕事における「ムダ」とは

仕事における「ムダ」とは、生産性や効率性を低下させるあらゆる形の無駄を指します。トヨタ生産方式で知られる従来の7つのムダに加えて、現代の職場ではさらに多様なムダが認識されています。ここでは、仕事におけるムダを説明し、その排除方法についても触れます。

過剰生産

過剰生産は、必要以上に物事を生産することで、リソースの浪費、余分な在庫の保持、およびそれに伴うコスト増加を引き起こします。過剰生産を避けるためには、需要に応じた生産と、ジャストインタイムの原則の実施が効果的です。

待ち時間

作業の遅延やプロセス間の不連続性による待ち時間は、効率の低下を意味します。このムダを減らすためには、プロセスフローの改善やタスクの適切なスケジューリングが必要です。

不要な輸送

物資や情報の無駄な移動は、時間とエネルギーの浪費につながります。レイアウトの最適化や情報技術の活用が、このタイプのムダを削減する鍵です。

過剰な加工

顧客が求めない品質や特性に対する過剰な加工は、無駄な労力とコストを意味します。顧客のニーズを正確に理解し、それに合わせてプロセスを調整することが重要です。

在庫の過剰

過剰な在庫は、資金の不必要な拘束や保管スペースの無駄遣いをもたらします。効率的な在庫管理と需要予測が、在庫の過剰を避けるために役立ちます。

不要な動き

作業者の不要な動きは、時間の浪費と身体への負担を引き起こします。作業スペースのエルゴノミクスの改善と作業手順の最適化が解決策です。

製品の欠陥

不良品の生産は、再作業、廃棄物、顧客満足度の低下をもたらします。品質管理の強化とエラーの早期発見により、このムダを減らすことができます。

未利用の従業員スキル

従業員の能力や創造性を十分に活用しないことは、人的資源の大きな浪費です。従業員の参加と意見を促進する文化の醸成が必要です。

情報の過剰

不必要な情報の収集、処理、保管は効率を低下させます。重要な情報のみをターゲットにし、情報の過剰を避けるための適切なフィルタリングが必要です。

意思決定の遅延

迅速な意思決定が求められるビジネス環境において、意思決定の遅延はチャンスの損失を意味します。適切な権限委譲と情報共有により、意思決定プロセスを加速することが重要です。

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ムダを排除するためには、まずその存在を認識し、分析することが必要です。これには、プロセスの観察、バリューストリームマッピング、従業員からのフィードバックの収集などが含まれます。次に、カイゼン（改善）の原則に従って、小さなステップで持続可能な改善を実施します。全従業員を巻き込むことで、ムダの排除とプロセスの最適化を文化として根付かせることができます。

仕事における「ムダ」の認識と排除は、企業が競争力を保ち、顧客満足を最大化するために不可欠です。これは、絶えず変化する市場環境に適応し、持続可能な成長を達成するための基盤を築きます。

仕組み化とは何か

仕組み化とは、業務やプロセスを標準化し、自動化または簡素化することを目的とした取り組みのことです。この目的は、効率性、生産性の向上、エラーの削減、そして最終的には組織や個人のパフォーマンスを向上させることにあります。仕組み化には、業務プロセスの見直し、ツールやシステムの導入、チームや組織内のコミュニケーションの改善など、多岐にわたる手法が含まれます。

業務プロセスの見直し

仕組み化の第一歩は、現在の業務プロセスを詳細に分析し、無駄や非効率な部分を特定することから始まります。これには、業務フローのマッピング、各ステップでの時間消費の評価、必要なリソースの特定が含まれます。この分析を通じて、業務プロセスを合理化し、不要なステップを削除する機会が明らかになります。

ツールやシステムの導入

効率的な仕組み化を達成するためには、適切なツールやシステムの導入が欠かせません。これには、業務管理ソフトウェア、顧客関係管理（CRM）システム、プロジェクト管理ツール、自動化ソフトウェアなどが含まれます。これらのツールは、業務の自動化、情報の一元化、コミュニケーションの効率化に貢献し、全体的な生産性の向上につながります。

コミュニケーションの改善

仕組み化では、チームや組織内のコミュニケーションの改善も重要な役割を果たします。明確で一貫したコミュニケーションを通じて、チームメンバー間の誤解を減らし、効率的な意思決定を促進します。これには、定期的なミーティングの開催、プロジェクト管理ツールを通じた情報共有、フィードバックループの確立などが含まれます。

人材育成と文化の構築

仕組み化を成功させるためには、従業員のスキルと能力の向上も必要です。教育とトレーニングを通じて、従業員に新しいツールやプロセスの知識を提供し、変化に適応する能力を高めます。また、仕組み化を支える文化の構築も重要であり、イノベーションを奨励し、改善への取り組みを組織全体で共有することが求められます。

継続的な改善

仕組み化は一度きりのプロジェクトではなく、継続的な改善のプロセスです。業務プロセス、ツールの使用状況、コミュニケーションの効率などを定期的に評価し、改善の機会を探求します。これにより、組織は変化する市場の要求や技術の進歩に柔軟に対応し、競争優位性を維持できます。

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仕組み化は、単に業務プロセスを効率化するだけでなく、組織の持続可能な成長とイノベーションを促進するための戦略的アプローチです。適切に実施された仕組み化は、従業員の満足度の向上、顧客サービスの質の向上、そして最終的には組織の全体的な成功に貢献します。

仕組み化すべき理由

仕組み化することは、ビジネス運営や日常業務において非常に重要な要素です。以下にその理由を説明します。

効率性の向上

仕組み化によって、繰り返し発生するタスクを自動化または標準化することができます。これは、個々の業務に要する時間を削減し、全体としての効率を高めることを意味します。例えば、日報のフォーマットを統一することで、情報の記入が容易になり、時間を節約できます。

品質の保持と向上

仕組み化されたプロセスは、品質のバリエーションを最小限に抑えます。作業手順が明確に定義されているため、誤りが発生しにくくなります。これは製品やサービスの品質を一定の水準以上に保つのに役立ちます。また、品質管理がしやすくなるため、継続的な改善が可能になります。

スケーラビリティの実現

ビジネスが成長するにつれて、業務量は増加します。仕組み化されたプロセスは、規模の拡大に伴う業務の増加を容易に処理できるようにします。自動化されたシステムや標準化された手順は、追加の作業負荷に対応するために拡張することが可能です。これにより、成長期においても、業務の質を維持しながら対応できます。

ナレッジの蓄積と共有

仕組み化されたプロセスは、知識の蓄積を促進します。作業手順やベストプラクティスが文書化されることで、新しい従業員が既存の知識を容易に学ぶことができます。これは、組織内の知識の共有を促し、全員が同じレベルの理解を持つことを保証します。

意思決定の高速化

仕組み化された情報管理システムは、必要な情報を迅速に提供することができます。これにより、意思決定プロセスが加速されます。データに基づいた意思決定が可能になり、その結果、より効果的な戦略を迅速に実行することができます。

リスクの低減

仕組み化はリスク管理にも寄与します。プロセスが標準化されているため、エラーが発生した場合の影響を抑えることができます。また、事前にリスクを特定し、対策を講じるプロセスを組み込むことで、予期せぬ問題に迅速に対応できます。

従業員満足度の向上

仕組み化は従業員の仕事の透明性と予測可能性を高めます。明確な指示と期待される成果があることで、従業員は自信を持って作業を進めることができます。また、ルーティン作業の自動化によって、従業員はより創造的で価値の高い業務に集中できるようになります。これは、職場の満足度とモチベーションを高める効果があります。

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仕組み化は、効率性、品質の保持、スケーラビリティ、知識の蓄積、意思決定の高速化、リスクの低減、従業員満足度の向上といった多岐にわたる利点をもたらします。これらの利点は、組織が持続可能な成長を達成し、競争優位性を確立するために不可欠です。仕組み化によって、企業は変化の激しいビジネス環境の中で柔軟かつ迅速に対応できるようになります。したがって、仕組み化は単なる選択肢ではなく、成功への必須条件であると言えるでしょう。

仕組み化するメリット

仕組み化とは、業務プロセスや日常のタスクを標準化し、自動化または半自動化することで、効率性、一貫性、および品質を向上させるプロセスです。仕組み化は、ビジネス運営において重要な役割を果たし、多くのメリットをもたらします。以下では、仕組み化することのメリットを詳細に説明します。

効率性の向上

仕組み化によって、手作業で行う必要のあるタスクを削減し、プロセスをスピードアップします。これは、繰り返し発生する作業を自動化することで達成され、時間を節約し、従業員がより価値の高い活動に集中できるようになります。例えば、請求処理、顧客データの管理、報告書の作成などが自動化されることで、これらのタスクにかかる時間を大幅に削減できます。

エラーの削減

手作業によるプロセスはエラーが発生しやすく、これが品質の低下や顧客満足度の損失につながることがあります。仕組み化は、これらのエラーを削減し、プロセスの一貫性と正確性を向上させます。自動化されたシステムは、人間が行うよりもはるかに正確にタスクを実行でき、結果として品質が向上します。

コスト削減

仕組み化は長期的にコスト削減につながります。自動化により、人件費の削減や、エラーによるコストの発生を防ぐことができます。また、効率化によって生産性が向上し、同じ時間でより多くの仕事を完了させることが可能になります。

スケーラビリティの向上

ビジネスが成長するにつれて、手作業での処理が困難になる場合があります。仕組み化されたプロセスは、ビジネスのスケールに応じて容易に調整が可能であり、成長に伴う需要の増加に柔軟に対応できます。これにより、ビジネスは新たな市場機会を迅速に利用することができます。

従業員満足度の向上

繰り返し行う単純な作業から解放されることで、従業員はより創造的で価値の高い業務に集中できるようになります。これは従業員のモチベーションと満足度を高め、結果として離職率の低下にもつながります。従業員が自分のスキルを活かし、仕事に意義を感じることができる環境は、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。

データ駆動型の意思決定

仕組み化されたプロセスは、データの収集と分析を容易にします。これにより、ビジネスはよりデータ駆動型の意思決定を行うことが可能になり、市場の変化や顧客のニーズに迅速に対応することができます。データを活用することで、リスクを最小限に抑えながら戦略的な決定を下すことができます。

カスタマーエクスペリエンスの向上

仕組み化は顧客とのやり取りを改善し、カスタマーエクスペリエンスを向上させることができます。自動化された顧客サービスシステムや、パーソナライズされたコミュニケーションは、顧客満足度を高める重要な要素です。顧客がスムーズで一貫した体験を得ることができれば、長期的な顧客関係の構築に寄与します。

コンプライアンスとセキュリティの強化

仕組み化されたプロセスは、法規制や業界の標準に対するコンプライアンスを確保するのに役立ちます。自動化されたシステムは、セキュリティポリシーの遵守を保証し、データの保護を強化します。これにより、ビジネスはセキュリティ違反やデータ侵害のリスクを軽減することができます。

透明性と追跡可能性の向上

仕組み化によって、業務プロセスの透明性が向上し、必要な情報を正確なタイミングで取得することが可能になります。これは、プロジェクトの進捗状況の追跡や、問題が発生した際の迅速な対応に役立ちます。また、透明性の向上は、チーム間のコミュニケーションを促進し、全員が目標に向かって協力する文化を醸成します。

持続可能性の促進

仕組み化は、資源の効率的な利用と廃棄物の削減に貢献します。例えば、ペーパーレスオフィスの実現やエネルギー消費の最適化など、環境に配慮した運営が可能になります。これは、企業の社会的責任（CSR）の一環として、持続可能なビジネスモデルの構築に役立ちます。

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仕組み化は、ビジネス運営のあらゆる側面にメリットをもたらします。効率性、コスト削減、従業員の満足度向上、顧客体験の改善など、多岐にわたる利点があります。これらのメリットを実現するためには、組織全体での取り組みと、継続的な改善が必要です。仕組み化は、ビジネスが現代の競争市場で成功し、持続可能な成長を遂げるための鍵となります。

どのような業務を仕組み化するべきか

業務を仕組み化する際には、効率化のポテンシャルが高いタスクやプロセスを重点的に選定する必要があります。以下に、仕組み化すべき業務の一般的な例をいくつか挙げて説明します。

繰り返し作業の自動化

定型的なタスクやルーチンワークは、自動化に適しています。例えば、請求書の作成や送信、報告書の生成、データのエントリーなどが挙げられます。これらの作業を自動化することで、時間の節約だけでなく、エラーの発生や作業者の負担も軽減されます。

ワークフローの最適化

業務プロセス全体を仕組み化することで、タスクの流れを効率化し、スムーズな運用を実現できます。例えば、顧客からの問い合わせから契約締結までのプロセスや、製品の開発から製造、販売、配送までの一連の作業を包括的に見直し、最適化することが重要です。

顧客対応の自動化

顧客とのコミュニケーションや対応も、仕組み化の対象となります。自動応答システムやチャットボットを活用して、一般的な質問への回答や問題解決を自動化することで、顧客サポートの効率性を向上させることができます。

データ管理と分析

ビジネスにおけるデータの収集、整理、分析も、仕組み化の対象となります。データベースの構築やデータ処理プロセスの自動化を行うことで、意思決定をよりデータ駆動型にすることができます。

プロジェクト管理とタスク管理

プロジェクトの進捗管理やタスクの割り当て、優先順位付けも、仕組み化が有効です。プロジェクト管理ツールやタスク管理アプリケーションを活用し、作業の透明性や効率性を向上させることができます。

リピート顧客の獲得と維持

リピート顧客の獲得と維持は、ビジネスの成長にとって重要な要素です。顧客データの管理と分析、定期的な顧客へのフォローアップ、リワードプログラムの実施など、これらのプロセスを仕組み化することで、顧客ロイヤルティを高めることができます。

社内コミュニケーションと協業

効果的なコミュニケーションと協業は、チームの生産性と効率性に大きく影響します。メールやチャットツール、プロジェクト管理プラットフォームなどを活用して、情報共有やタスクの調整を円滑に行うことが重要です。

コンプライアンスと規制順守

法規制や業界の規制に適合するためには、業務プロセスを適切に管理し、コンプライアンスを確保する必要があります。例えば、データの保護やセキュリティ対策、会計処理の透明性などが含まれます。

リスク管理と危機対応

ビジネスのリスク管理と危機対応も、仕組み化が必要な領域です。リスク評価や対策の策定、緊急時のコミュニケーションプランの実施など、これらのプロセスを事前に仕組み化しておくことが重要です。

学習と成長の促進

従業員の能力開発やキャリア成長を支援するためにも、仕組み化が役立ちます。継続的な学習プログラムやパフォーマンス評価システムの導入など、従業員のスキル向上を促進する仕組みを整備することが重要です。

基準があれば誰でもできる選択

業務を仕組み化する際の重要な原則です。明確な基準や手順が与えられれば、従業員は一貫性を持って作業を行い、効率的かつ正確に業務を遂行できます。これにより、組織全体の効率性が向上し、品質や顧客満足度が高まります。

誰が行っても同じ結果が起こる単純な作業

仕組み化することで、作業の一貫性と効率性を確保できます。具体的な手順や基準を定義し、自動化や標準化を実施することで、従業員間での作業のばらつきやエラーを最小限に抑えることができます。例えば、データ入力や書類の整理などの作業は、仕組み化によって誰でも同じような方法で行うことができ、作業の品質向上や時間の節約につながります。

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業務を仕組み化する際には、ビジネスの目標やニーズに合わせて優先順位をつけ、効果的なプロセス改善を行うことが重要です。また、仕組み化は一度だけの取り組みではなく、継続的な改善と適応が必要なプロセスです。組織全体での取り組みと従業員の積極的な参加が、成功に不可欠です。

仕組み化の方法

仕組み化は、業務プロセスやタスクを効率的に実行するための体系的なアプローチです。以下では、仕組み化の方法について詳細に説明します。

プロセスの分析と文書化

まず、対象となる業務プロセスやタスクを詳細に分析し、各ステップや手順を文書化します。この際には、実際に関与する従業員や部門と協力して、現行のプロセスを理解し、改善の余地や不要なステップを特定します。

ベストプラクティスの確立

次に、業界のベストプラクティスや組織内での成功事例を参考にしながら、改善すべきポイントを特定します。これによって、より効率的なプロセスやタスクの設計が可能になります。また、ベストプラクティスの確立は、一貫性や品質の向上にも貢献します。

自動化とテクノロジーの活用

仕組み化の主要な手法の1つは、自動化です。業務プロセスやタスクの自動化は、効率性と一貫性を高めるための強力なツールです。自動化ツールやソフトウェアを活用して、定型的な作業やルーチンタスクを自動化し、人的リソースをより価値の高い活動に割り当てることができます。

標準化とトレーニング

仕組み化を実現するためには、標準化が不可欠です。標準化によって、業務プロセスやタスクの実行方法が統一され、一貫性が確保されます。また、標準化されたプロセスのトレーニングを従業員に提供することで、全員が同じ基準に従って作業を行うことができます。

改善文化の醸成

仕組み化は一度きりの取り組みではありません。組織は常に改善し続ける必要があります。カイゼンの原則を組織文化に取り入れ、従業員全体がプロセスやタスクの改善に積極的に参加する文化を醸成することが重要です。定期的なフィードバックやレビュープロセスを通じて、改善の機会を見逃さないようにします。

情報共有とコラボレーション

仕組み化の過程では、情報共有とコラボレーションが不可欠です。関係者やチームメンバーとのコミュニケーションを強化し、アイデアや改善提案を共有することで、より良い仕組みを構築することができます。プロジェクト管理ツールやコラボレーションプラットフォームの活用が役立ちます。

データ駆動型のアプローチ

データ駆動型のアプローチを取り入れることで、仕組み化の効果を最大化することができます。データの収集と分析を通じて、業務プロセスやタスクのパフォーマンスを評価し、改善の方向性を特定します。これにより、客観的な判断と戦略的な意思決定が可能になります。

リーダーシップとサポート

仕組み化の成功にはリーダーシップとサポートが欠かせません。組織のトップダウンの支援とリーダーシップが、仕組み化の取り組みを推進し、従業員の参加と協力を促進します。また、変化管理のプロセスを実施し、仕組み化に関する認識と理解を高めることも重要です。

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以上の方法を組み合わせることで、組織は効率的かつ持続可能な仕組みを構築し、競争力を強化することができます。仕組み化は一度きりの取り組みではなく、継続的な改善と適応が必要なプロセスであることを理解し、その重要性を認識することが重要です。

仕組み化を進める際の注意点

仕組み化、つまりプロセスや業務の標準化を進める際には、効率化と品質の向上を目指す一方で、いくつかの重要な注意点があります。以下にそのポイントを詳しく解説します。

目的の明確化

仕組み化を進める前に、その目的を明確にすることが重要です。何を達成したいのか、どのような問題を解決しようとしているのかを具体的に理解することが、成功への第一歩です。目的が明確でないと、プロセスの設計がブレる可能性があります。

従業員の関与

変更を進める際には、関係する全てのステークホルダーを巻き込むことが重要です。特に、日々の業務でプロセスを使用する従業員の意見や提案を取り入れることで、実現可能性が高まり、抵抗感を減らすことができます。

柔軟性の保持

プロセスを標準化することで効率は向上しますが、あまりに厳格な仕組みは逆効果になることもあります。市場や環境の変化に対応できるよう、柔軟性を持たせることが大切です。そのためには、定期的な見直しと更新が必要です。

テクノロジーの活用

デジタルツールやソフトウェアを活用することで、仕組み化の効果を大きく高めることができます。しかし、テクノロジー導入の際には、従業員のトレーニングやサポート体制の整備も同時に行うことが重要です。

プロセスの監視と評価

仕組み化したプロセスが期待通りの成果を生んでいるかを評価することが必要です。KPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的に監視することで、改善の機会を見つけ出し、継続的な改善を行うことができます。

コミュニケーションの重視

変更を成功させるには、プロジェクト全体を通じて効果的なコミュニケーションが不可欠です。変更の理由、目的、影響について透明性を持って伝え、従業員からのフィードバックを受け入れることが、スムーズな移行を実現します。

継続的な改善の文化の構築

仕組み化は一度きりのプロジェクトではなく、継続的な改善を目指すべきプロセスです。この文化を組織内に根付かせることで、長期的な成功を確保することができます。

リスク管理

新しいプロセスの導入は、予期せぬリスクを伴うことがあります。リスクを事前に特定し、対策を講じることで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

リーダーシップの展示

変更管理において、強力なリーダーシップは非常に重要です。リーダーはビジョンを共有し、チームを導き、変更への抵抗を乗り越えるためのサポートを提供する必要があります。

トレーニングとサポート

新しいプロセスやツールの導入には、従業員のトレーニングが伴います。適切なトレーニングとサポート体制を整えることで、変更のスムーズな導入と高い採用率を実現できます。

成功させるために

成功を目指すプロジェクトや取り組みには、多くの要素が関わっています。ここでは、プロジェクトを成功に導くための重要なポイントを詳しく解説します。

明確な目標の設定

成功への第一歩は、達成したい目標を明確に設定することです。SMART（具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間的に制限されている）基準を用いて目標を設定すると効果的です。このアプローチにより、目標が現実的で達成可能であることを確認し、進捗を測定するための基準を確立します。

詳細な計画の策定

目標を達成するための道筋を立てることが重要です。計画には、期限、責任者、必要なリソース、リスク管理戦略などを含める必要があります。計画は柔軟性を持たせることが重要で、予期せぬ障害に対応できるようにする必要があります。

強力なリーダーシップ

プロジェクトの成功には、効果的なリーダーシップが不可欠です。リーダーは、ビジョンを明確に伝え、チームメンバーをモチベートし、目標に向かって彼らを導く責任があります。また、リーダーは問題解決能力を持ち、チーム内のコンフリクトを管理する必要があります。

コミュニケーションの最適化

効果的なコミュニケーションは、チームメンバー間の誤解を防ぎ、透明性を確保し、全員が同じ方向を向いて進むことを保証します。定期的なミーティング、クリアなコミュニケーションチャネル、オープンなフィードバックループが重要です。

チームワークと協力

強固なチームは、個々のスキル、経験、知識を組み合わせることで、目標達成に必要な総合的な力を生み出します。チームメンバーが互いに信頼し、協力し合う文化を促進することが、成功の鍵です。

リソースの効率的な管理

プロジェクトのリソース（時間、人材、資金）を効率的に管理することが、成功に不可欠です。適切なリソース配分と、進捗に応じた調整が必要です。

リスク管理

リスクは避けられないため、プロジェクトの初期段階で可能性のあるリスクを特定し、それらに対する対策を準備することが重要です。リスク管理計画には、リスクの特定、評価、優先順位付け、対応策の策定を含める必要があります。

継続的な評価と適応

プロジェクトは動的なものであり、外部環境の変化に対応する必要があります。定期的なレビューを通じて進捗を評価し、必要に応じて計画を調整します。この過程で学んだ教訓を活用して、将来のプロジェクトに活かします。

ステークホルダーの関与

ステークホルダー（顧客、投資家、パートナーなど）をプロジェクトに積極的に関与させることで、期待を管理し、必要なサポートを確保できます。ステークホルダーと定期的にコミュニケーションを取り、フィードバックを求めることが重要です。

柔軟性と適応性

最後に、成功するためには柔軟性と適応性が不可欠です。計画は重要ですが、変化する状況や新たに得られた情報に基づいて、柔軟に対応する能力もまた、成功を左右します。

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成功への道は簡単ではありませんが、これらの要素を組み合わせることで、目標達成の可能性を大きく高めることができます。

まとめ

仕事のムダを円滑に解決するには仕組み化が重要です。

仕組み化によって業務改善につながり、スキルに依存しない業務の遂行が可能となり、会社の成長にもつながるというメリットがあります。

ビジネスにおける仕組み化とは、一部の社員に依存するのではなく、いつ誰が行っても同じ結果を再現できる状態を指します。
具体的には、最初に業務を見える化し、課題を把握したうえでマニュアルを作成する流れとなります。
また、定期的な振り返りとメンテナンスも重要です。

仕組み化を踏まえた上で企業を成長させ、経営ノウハウや業績アップに繋げていきましょう。