働き方改革やDXの推進により、「業務効率化」は多くの企業で喫緊の課題となっています。しかし、現場での実践にあたっては「何から始めればよいのか分からない」「効率化を進めたが成果が見えない」といった悩みも少なくありません。
本コラムでは、実際に成果を出した企業の成功事例をもとに、業務効率化の実現プロセスや導入のコツ、注意点について詳しく解説します。事例を通じて、具体的なアクションが見える構成となっており、これから効率化を進めたい人事・マネジメント層にとって、実務に役立つ内容です。
＜ このコラムでわかる3つのポイント ＞
１．成功事例から学ぶ、業務効率化の実現に必要な具体的手法
２．導入時におさえておきたい、業務選定・現場巻き込みの重要ポイント
３．業務効率化の定着を支える、導入効果の可視化と評価の進め方
Contents
業務効率化が成功した事例
業務効率化の実現には、多くの企業が試行錯誤を重ねており、成功事例からは実践的なヒントを得ることができます。ここでは、実際に業務効率化に成功した企業の取り組みを3つ紹介します。
事例1：RPA導入で年間2,400時間を削減した製造業
ある製造業では、受発注処理や在庫管理などに多くの時間を要していました。属人化が進んでいたため、業務の引き継ぎや対応のばらつきが大きな課題でした。そこで、RPA（Robotic Process Automation）を導入し、ルーティン作業を自動化。導入から半年で、月200時間以上の作業を削減し、年間で2,400時間分の工数削減に成功しました。効率化により、従業員はより価値の高い業務に集中できるようになり、満足度向上にも繋がっています。
事例2：クラウド型ツール導入で情報共有を改善したIT企業
IT関連企業では、プロジェクト管理にExcelやメールを多用していたことが原因で、情報の重複や更新漏れが頻発していました。そこで、プロジェクト管理ツール「Backlog」を導入し、情報を一元管理する体制を構築。タスクの進捗が可視化され、会議の時間が週6時間以上短縮されただけでなく、社内の連携や納期遵守率が向上。情報の属人化も解消され、新入社員の業務習得も早まりました。
事例3：受付業務を自動化したサービス業
某サービス業では、オフィスの来客対応を総務部門が担っていましたが、対応業務が煩雑で、スタッフの本来業務の支障になっていました。そこで、受付システム「RECEPTIONIST」を導入。来訪者はタブレットで直接担当者を呼び出せる仕組みに変更した結果、対応時間が1日あたり約90分削減され、年間で300時間超の効率化を実現しました。さらに、従業員のストレス軽減にも繋がっています。
これらの事例からは、業種や業務内容にかかわらず、課題を明確にしたうえで適切なツールを選び、現場の負担軽減と企業の生産性向上を同時に実現することが可能であると分かります。
成功事例から考える業務効率化の成功のコツ
業務効率化に成功した企業には、いくつかの共通した要素があります。事例を分析することで見えてくる「成功のコツ」を押さえることで、他企業でも応用可能なヒントが得られます。ここでは、代表的な3つのポイントを解説します。
導入前の現状把握と課題の明確化
業務効率化を実現した企業のほとんどが、導入前に自社の業務を棚卸しし、非効率なプロセスや属人化している作業を徹底的に洗い出しています。例えば、クラウドツールを導入した企業では、現状の業務フローをマッピングし、どこで情報のロスやタイムロスが発生しているかを視覚化。これにより、「どの部分を効率化すべきか」の優先順位を明確にしていました。このような事前準備が、ツール導入後の混乱を防ぐ鍵となります。
現場との連携と従業員の巻き込み
効率化の成功には、現場の理解と協力が不可欠です。実際に成功している企業では、ツールや仕組みを導入する際に、現場の従業員の意見を取り入れながら段階的に運用を開始していました。例えば、RPAを活用した製造業では、従業員に自動化対象となる業務をヒアリングし、不要な工程を削ると同時に、「人がすべき業務」と「機械がすべき業務」の明確な区分を設けました。これにより、現場での納得感とスムーズな導入が実現し、反発も最小限に抑えられました。
効果測定と改善サイクルの継続
業務効率化は一度で完了するものではなく、効果測定と改善のサイクルを回し続けることが求められます。成功企業の多くは、定量的な指標（例：作業時間の削減、エラー件数の減少、業務完了までのリードタイム）を定期的に分析し、「どこがうまくいっていて、どこにさらなる改善の余地があるか」を把握しています。また、一定期間ごとに従業員へのアンケートを実施し、現場の声をフィードバックする仕組みを取り入れている企業もあります。
成功のコツは「部分最適」より「全体最適」
特に重要なのは、効率化を「一部の部署や作業」だけで終わらせず、業務全体を俯瞰して設計することです。例えば、営業部門が受注処理を効率化しても、そのデータの連携先である経理部門や製造部門とのプロセスがつながっていなければ、全体としての業務効率は改善されません。逆に、関連部門を巻き込んで業務フロー全体を見直した企業は、より大きな成果を得ています。
このように、業務効率化の成功には、準備・現場との連携・継続的な評価と改善という3つのサイクルを意識しながら、全体最適を目指すことが重要です。
業務効率化で抑えるべきポイント
業務効率化を成功させるためには、単なるツール導入だけでなく、「どのような観点を持って取り組むか」が非常に重要です。この章では、業務効率化の実施にあたって特に抑えておくべきポイントを4つに絞って解説します。
1. ゴールの明確化：何をもって「効率化成功」とするか
業務効率化の取り組みを始める前に、まず「ゴール」を明確にする必要があります。「時間の短縮」「作業ミスの削減」「コストの削減」など、目指す方向性によってアプローチは大きく変わります。例えば、「作業時間の削減」が目的ならば自動化や業務手順の見直しが中心になりますし、「属人化の解消」であれば業務のマニュアル化やナレッジ共有の仕組みが求められます。ゴールが曖昧なまま進めてしまうと、途中で目的がブレたり、現場が混乱したりする原因になります。
2. ツール選定は「現場目線」で行う
効率化を進める上でツールの導入は欠かせませんが、失敗しがちなのが「流行っているから」「他社が使っているから」といった理由で導入してしまうケースです。業務内容や従業員のスキル、組織文化によって、最適なツールは異なります。例えば、紙文化が根強い組織にいきなり高度なクラウドツールを導入しても、現場がついてこられず定着しない恐れがあります。逆に、段階的な導入や、現場からの要望をヒアリングしながら進めた企業では、導入から定着までスムーズに運んでいます。
3. コミュニケーションと教育体制の整備
業務効率化は「仕組み」だけでなく「人」にも大きく依存します。導入するツールや変更される業務フローに対し、従業員が納得していなければ、形だけの改革になってしまうこともあります。導入時には、社内での説明会やトレーニング、マニュアルの整備を行い、「なぜ効率化が必要なのか」「どう活用すればよいのか」を丁寧に共有することが不可欠です。また、導入後も継続的にサポート体制を設けておくことで、現場の不安や疑問に即対応できる体制を作ることができます。
4. 効果の定量的なモニタリング
効率化施策が本当に効果を上げているのかを判断するためには、定量的な指標を持つことが大切です。具体的には以下のようなKPI（重要業績評価指標）を設定し、定期的にモニタリングすることが求められます。
| 指標項目 | 目的 | 具体例 |
|---|---|---|
| 作業時間 | 時間削減効果を測定 | 1タスクあたりの処理時間、月間残業時間など |
| エラー数 | 品質改善の指標 | 問題を「なぜ」「何が」などの視点で階層構造に分解し、原因や選択肢を明処理ミス件数、顧客クレーム件数 |
| コスト | 経費や人件費の削減 | 人件費削減額、外注費削減額など |
| 業務量 | 業務の負荷軽減 | 月間処理件数、担当案件数の変化 |
これらのデータをもとに施策の成果を「見える化」することで、経営層への説明や次の改善案の立案が容易になります。
業務効率化は、ただの「作業の短縮」ではなく、企業全体の体質改善にもつながる取り組みです。そのためには、準備・選定・運用・評価の各フェーズにおいて、丁寧に計画を立て、現場と対話しながら着実に進めていくことが重要です。
業務効率化によって得られるメリット
業務効率化の取り組みは、単なる「時短」や「コストカット」だけでは終わりません。企業全体のパフォーマンスや従業員満足度、さらには組織文化にも好影響をもたらします。この章では、業務効率化によって得られる代表的なメリットを5つの観点から紹介します。
1. 作業時間とコストの削減
最も分かりやすい効果が、「作業時間」と「コスト」の削減です。例えばRPAやクラウドツールの導入により、ルーティン業務の自動化や作業フローの見直しが実現し、1人あたりの月間作業時間を数十時間単位で減らせるケースもあります。結果として、残業時間の削減、人件費の抑制、外注費の削減といったコストカットに直結します。導入コストを上回る効果が得られれば、経営指標としても大きな価値があります。
| 項目 | 効果 |
|---|---|
| 月間作業時間 | 10～50時間の削減が見込まれる |
| 人件費 | 残業代の抑制・人員最適化 |
| 外注コスト | 自社内完結によるコスト削減 |
2. 従業員のモチベーション向上
効率化によって単純作業や煩雑な業務が減少すると、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。例えば、来客対応の自動化や会議の効率化により、事務スタッフが資料作成や分析業務に時間を割けるようになったという事例もあります。業務の質が向上することで、従業員のやりがいも高まり、モチベーション向上に繋がります。
3. 顧客満足度の向上
業務効率化は社内だけでなく、顧客体験にも好影響を与えます。例えば、問い合わせ対応の迅速化、受発注処理の短縮、納品ミスの削減などにより、顧客からの信頼性が向上します。また、余剰時間を活用して提案活動やフォローアップの質を上げることができるため、リピート率や契約更新率の上昇といった成果にも結びつきます。
4. 属人化の解消と業務の標準化
業務効率化に取り組む過程で、業務マニュアルの整備やフローの明文化が進むため、属人化のリスクが大きく軽減されます。結果として、異動・退職・長期休暇などによる業務の停滞リスクを減らすことができます。特に人事部門やバックオフィスではこの恩恵が大きく、新人教育の時間も短縮され、組織全体の対応力が向上します。
5. 経営判断の迅速化
クラウド化やデジタルツールの導入により、リアルタイムでのデータ共有や進捗確認が可能になり、経営層が迅速に意思決定できるようになります。例えば、売上データ・人員配置・業務進捗をリアルタイムで把握できる環境を整えることで、「問題が発生してから対応する」ではなく、「兆候の時点で先回りして対応する」体制が実現します。
業務効率化は、単なる生産性向上だけではなく、「従業員」「顧客」「経営」の全方位に好影響をもたらす施策です。中長期的な視点で見れば、企業の持続的成長に直結する経営課題といえるでしょう。
業務効率化の成果を測る方法
業務効率化の取り組みが本当に効果を発揮しているかどうかを判断するためには、定量的・定性的な視点から「成果を可視化」する必要があります。この章では、業務効率化の成果を測る際に有効な方法と具体的な指標を紹介します。
定量評価：数値で「見える化」する指標の活用
業務効率化の最も直接的な成果は「数値」に表れます。以下は多くの企業が設定している代表的なKPIです。
| 指標カテゴリ | 主なKPI | 測定内容の例 |
|---|---|---|
| 時間 | 作業時間の削減 | 1タスクあたりの処理時間、残業時間の削減 |
| コスト | 人件費・外注費削減 | 労務費の低下、業務委託コストの削減額 |
| 生産性 | 作業量の増加 | 処理件数の増加、売上への貢献度 |
| 品質 | エラー数の減少 | ミス発生率、クレーム件数の変化 |
定性的評価：従業員の意識変化や業務の質の向上
数値に表れにくい成果も見逃せません。例えば、以下のような視点で定性的な評価を行うことが重要です。
- 従業員満足度：業務に対するストレスが軽減されたか
- 業務の質：提案力や顧客対応力が向上したか
- 組織の雰囲気：コミュニケーションが円滑になったか
これらは社内アンケートや1on1ミーティング、チーム会議でのヒアリングなどを通じて把握できます。例えば、ある企業では業務フローの見直し後に従業員アンケートを実施し、「仕事に対する納得感が高まった」「残業が減って家族との時間が増えた」といった声が多く集まり、施策の方向性に対する確信を得るきっかけとなりました。
定期的なレビューと改善
業務効率化は「導入して終わり」ではありません。特に人事やマネジメント層が意識すべきは、PDCAサイクルを継続的に回す体制の構築です。具体的には：
- Plan（計画）：効率化の目的と手段を明確化
- Do（実行）：施策の導入と運用開始
- Check（評価）：KPI・従業員の声による効果測定
- Act（改善）：問題点を反映し、次の改善へ
この流れを定着させることで、業務効率化は一時的な取り組みではなく、組織文化として根づくようになります。
効率化の効果を測定することは、成功体験の共有や社内の巻き込みにもつながります。定量と定性の両面から多角的に評価を行い、組織全体で成果を実感できる環境を整えていくことが、次なる改善の起点となるのです。
業務効率化に失敗してしまうケース
業務効率化は企業にとって多くのメリットをもたらす一方で、導入や運用方法を誤ると「失敗」に終わるリスクもはらんでいます。ここでは、実際によくある失敗パターンを取り上げ、なぜうまくいかなかったのかを具体的に解説します。
1. 現場の理解不足と反発
最も多く見られるのが、現場従業員の理解と納得が得られないまま業務効率化を進めてしまうケースです。例えば、経営層や人事部が上からの指示でツールを導入したものの、「使いにくい」「意味がわからない」「結局手作業が必要」といった理由で現場に定着しない例があります。この背景には、導入前のコミュニケーション不足や、現場のニーズとの乖離があることが多いです。
2. ツール導入が目的化してしまう
業務効率化の手段としてのはずのツール導入が、いつの間にか「導入すること自体」が目的化してしまうことも失敗の一因です。例えば、「RPAを入れたけれど、適用する業務が少なすぎて費用対効果が出なかった」「全社で導入したが、実際の活用率が1割以下だった」といった事例は少なくありません。業務の棚卸しや対象業務の選定が不十分だったことが根本原因です。
3. 属人化した業務が放置される
効率化を進める中で属人化した業務がそのまま放置されると、業務の標準化が進まず、結局「その人がいないと回らない」状況が続いてしまいます。こうしたケースでは、せっかくツールや仕組みを整えても、実際の運用が一部の担当者だけに集中し、情報共有や教育が進まず、業務のボトルネックが解消されません。マニュアルの整備や業務フローの文書化が欠かせません。
4. 成果を測定せず改善が進まない
効率化の成果を可視化しないまま運用を続けると、「本当に効果が出ているのか分からない」「導入した意味があったのか疑問」という状態に陥ります。結果として、社内の支持を得られず、改善のモチベーションも失われていきます。KPIや従業員の声をもとに効果測定を行い、次のアクションにつなげる体制づくりが必要です。
5. 一部の業務だけに偏った効率化
「一部の部署だけが効率化され、他部署との連携が逆に悪化した」というケースも多く見られます。例えば、営業部がSFAを導入して情報共有を進めても、経理部門が紙ベースの管理を続けていれば、結果として業務が複雑化することになります。業務効率化は「全体最適」の視点で計画しないと、局所的な改善が組織全体の非効率を招くことになりかねません。
業務効率化に失敗する企業の多くは、「目的が不明確」「現場が巻き込まれていない」「継続的な改善が行われていない」といった共通点があります。これらの失敗パターンを事前に認識し、対策を講じることで、より高い成功確率で業務効率化を実現できるでしょう。
業務効率化の際に気をつけるべきポイント
業務効率化は成果を上げれば企業に大きな利益をもたらしますが、取り組み方を誤ると現場に混乱や反発を引き起こす可能性もあります。ここでは、業務効率化を実施する際に注意すべき重要なポイントを、導入前・導入中・導入後の3つのフェーズに分けて解説します。
導入前：目的と対象の明確化が鍵
業務効率化に着手する前に、「なぜ効率化が必要なのか」「どの業務を対象とするのか」を明確にすることが大前提です。目的が「コスト削減」なのか「業務の質向上」なのかによって、選ぶべきアプローチやツールが異なります。また、業務全体を対象にせず、まずは一部業務から段階的に着手する「スモールスタート」が成功の確率を高めます。導入前における注意ポイントは、以下の通りです。
- 効率化の「目的」を明文化する
- 効果の出やすい業務から始める
- KPIや評価基準を最初に設定する
導入中：現場の巻き込みとサポート体制の構築
ツールや新しい仕組みを導入する際にもっとも重要なのが、「現場を巻き込む姿勢」です。業務効率化は現場の協力なくしては定着しません。導入の意図や期待する効果を丁寧に説明し、従業員からの疑問や不安に対するサポート体制を用意することが不可欠です。また、「誰が導入を推進するのか」「現場との橋渡し役は誰か」といった役割分担を明確にしておくことも成功に直結します。導入中における注意ポイントは、以下の通りです。
- 従業員の声を積極的に取り入れる
- トレーニングやマニュアルを充実させる
- ヘルプデスクや相談窓口の整備を検討する
導入後：定着と継続的な改善の推進
導入しただけで満足してしまい、ツールが形骸化するケースは少なくありません。重要なのは「使われ続ける仕組みづくり」です。そのためには、定期的な効果測定や従業員アンケートなどを通じて現場の実態を把握し、課題があれば都度改善を行う姿勢が求められます。また、成果を社内で共有することで、他部署への展開や社内モチベーションの向上にもつながります。導入後における注意ポイントは、以下の通りです。
- 利用実態のモニタリングを行う
- 改善要望を拾う仕組みを設ける
- 成果を「見える化」して社内で共有する
効率化＝削減だけではない視点を持つ
業務効率化と聞くと「作業の削減」「人員のスリム化」といったイメージが先行しがちですが、それだけが目的ではありません。業務の質や従業員の満足度、組織の柔軟性向上もまた効率化の大切な効果です。従業員が「働きやすくなる」「本来の仕事に集中できる」と感じられるような環境づくりが、真の意味での業務効率化成功といえるでしょう。
このように、業務効率化は計画から実行、定着まで一貫したマネジメントが不可欠です。「導入すれば終わり」ではなく、「どう定着させ、継続的に改善するか」という視点を持つことで、真に価値ある効率化を実現できます。
まとめ
業務効率化は、単に作業時間を削減するための手段ではなく、企業全体の生産性を高め、従業員の働きやすさや企業競争力を向上させる重要な経営戦略の一つです。本コラムで紹介したような成功事例を通じて見えてくる共通点は、「現場の課題を丁寧に見極め、目的に合った施策を段階的に導入していること」「従業員を巻き込みながら継続的に改善していること」です。やみくもなツール導入やトップダウンだけでは、継続的な効果は得られません。 組織に合った方法を模索し、成果を定量的に検証しながら取り組みを深めていく姿勢が欠かせません。
業務効率化に「万能な正解」はありませんが、他社の実践からヒントを得ることで、自社の課題解決に繋がる糸口が見つかるはずです。ぜひ今回ご紹介した事例やポイントを参考に、業務効率化を推進する第一歩を踏み出してみてください。
監修者
- 株式会社秀實社 代表取締役
- 2010年、株式会社秀實社を設立。創業時より組織人事コンサルティング事業を手掛け、クライアントの中には、コンサルティング支援を始めて3年後に米国のナスダック市場へ上場を果たした企業もある。2012年「未来の百年企業」を発足し、経済情報誌「未来企業通信」を監修。2013年「次代の日本を担う人財」の育成を目的として、次代人財養成塾One-Willを開講し、産経新聞社と共に3500名の塾生を指導する。現在は、全国の中堅、中小企業の経営課題の解決に従事しているが、課題要因は戦略人事の機能を持ち合わせていないことと判断し、人事部の機能を担うコンサルティングサービスの提供を強化している。「仕事の教科書（KADOKAWA）」他5冊を出版。コンサルティング支援先企業の内18社が、株式公開を果たす。
コメント